La apropiación de información en estructuras mentales permanentes para la realización de alguna tarea es posible gracias a los sistemas de gestión del conocimiento y a los knowledge web management (KWM) que permiten estructurar de forma colaborativa. Sin embargo para producir esto, y de acuerdo a la necesidad de información, se requieren documentos que son datos lógicamente organizados que se encuentran en un formato determinado y son usables por un usuario. En este orden, se pueden clasificar los documentos en tipologías virtuales, digitales y electrónicos y bajo este mismo esquema se debe repensar el concepto de archivo ya que documentos como los virtuales existen únicamente en el momento que se necesitan y se encuentran en un estado no persistente un ejemplo fehaciente puede ser el reporte de notas generado por la pagina de la Universidad de La Salle por los alumnos del programa de sistemas de información donde al ejecutar la búsqueda recopila los datos de diferentes instancias y los muestra en una sola pantalla
Todos estos documentos tienen elementos constitutivos en común los cuales son: estructura, contenido, formato y contexto y de acuerdo a estos elementos se pueden clasificar en documentos estructurados, no estructurados y semiestructurados. Esta clasificación puede ir intrínsecamente ligada a su contenido, orden y valores de la documentación. Toda esta configuración permite facilitar la búsqueda y recuperación de información a través de herramientas y sistemas de recuperación y búsqueda ya que la estructura permite mejorar la recuperación que hacen los robots de los motores de búsqueda al poder ubicar más fácilmente cada elemento que compone al documento. Por otra parte no se puede dejar de lado la información que suministran los metadatos de los cuales hablaremos más delante de una forma más extensa.
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